My Hotel & Hovi giải quyết vấn đề nan giải trong quản lý chuỗi khách sạn nội địa như thế nào?

Quản lý chuỗi khách sạn nội địa chưa bao giờ là bài toán dễ dàng cho các doanh nghiệp. Làm thế nào mà My Hotel & Hovi đã giải quyết vấn đề nan giải khi mà các khách sạn cách xa nhau về mặt địa lí và nhân viên làm việc cho toàn bộ chuỗi không thể luôn luôn có mặt tại các khách sạn để quản lý công việc hằng ngày? Bài viết nêu ra các vấn đề cũng như giải pháp mà khách sạn đã áp dụng thành công, thấy rõ kết quả chỉ sau 2 tháng thay đổi hệ thống.

Giới thiệu về chuỗi khách sạn My Hotel & Hovi

Chuỗi Khách sạn My Hotel & Hovi là tập hợp của 07 khách sạn hoạt tổng số 135 phòng. Nằm ở các vị trí đắc địa của khu vực Hà Nội với lợi thế dễ dàng di chuyển, chuỗi Khách sạn My Hotel & Hovi hướng đến các Khách hàng là Khách nội địa chuyên đi công tác, cả ngắn ngày và dài ngày. Booking chủ yếu đến từ các Khách hàng đặt trực tiếp thông qua website với khung giờ đặt cố định.

Khó khăn trong việc sử dụng hệ thống quản lý riêng biệt

Tuy nhiên, 07 khách sạn này trước đây thuộc sở hữu của 07 người chủ riêng biệt và sử dụng hệ thống quản lý riêng biệt. Hovi tiếp nhận quản lý chuỗi Khách sạn với các hệ thống quản lý khác nhau bước đầu gặp không ít khó khăn.

Trong việc định hướng kinh doanh: Sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của chuỗi Khách sạn với cùng một phương thức, một cách vận hành, một mục tiêu khiến nhân sự phòng Sales của Hotel and Hovi khó có thể đưa ra kết luận rằng khách sạn nào đang hoạt động tốt.

Vấn đề quản lý nhân sự: Sales OTA, Kế toán, Lễ tân, Buồng phòng… cùng lúc vận hành cho cả 07 khách sạn với khối lượng công việc chồng chéo, không có kế hoạch cụ thể khiến việc tiếp nhận thêm 07 hệ thống quản lý khác biệt cũng gây rất nhiều phức tạp.

Nghiệp vụ kế toán: Quản lý công việc thu chi, kiểm tra Doanh thu, chi phí dễ gây thất thoát dữ liệu cũng như tiêu tốn nhiều thời gian trong việc tổng hợp và kiểm soát.

Quá trình tìm kiếm giải pháp tối ưu cho quản lý chuỗi khách sạn nội địa

Không thể phủ nhận rằng, chủ đầu tư Hovi đã cố gắng tìm kiếm giải pháp phần mềm trên thị trường nhưng các phần mềm quốc tế thì giá phải trả quá cao, đội ngũ support xây dựng hệ thống khó có thể liên hệ trong cùng khung giờ làm việc, các phần mềm trong nước thì không hỗ trợ cho hệ thống chuỗi, xây dựng hệ thống mới thì quá mất thời gian và chi phí.

Sau khi tiếp nhận vấn đề, tự tin với hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS trên nền tảng đám mây đầy đủ tính năng quản lý, được đồng bộ hoá với kênh quản lý OTAs, đội ngũ Hỗ Trợ và Kỹ Thuật của Blue Jay PMS đã đưa ra đề xuất tích hợp hệ thống quản lý chuỗi khách sạn, giúp giải quyết mấu chốt vấn đề của My Hotel & Hovi lúc này. 

Đặc biệt, việc sử dụng hệ thống quản lý chuỗi khách sạn sẽ giúp các chi nhánh kinh doanh khách sạn trong cùng chuỗi sẽ dùng một hệ thống phần mềm quản lý khách sạn và được đồng bộ với nhau, giúp việc vận hành, theo dõi và điều phối công việc được dễ dàng, trực quan hơn.

Phía Blue Jay PMS vừa song song cài đặt hệ thống, vừa phát triển tính năng mới chỉ trong vòng 1 tháng. Và đến tháng tiếp theo, hệ thống vận hành đã đi vào hoạt động trơn tru, kết quả mang lại nhanh chóng vượt quá với kỳ vọng của đội ngũ quản lý và nhân viên.

Kết quả mang lại từ hệ thống quản lý như mong đợi

Việc sử dụng một hệ thống quản lý chặt chẽ, Blue Jay PMS giúp Quản lý chuỗi Khách sạn một cách thống nhất, giải quyết vấn đề nhanh chóng – kịp thời.

• Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng Khách sạn cụ thể dưới một phần mềm quản lý với cùng phương thức, cùng cách vận hành sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Tiết kiệm thời gian cho nhân sự trong việc ghi nhớ hệ thống quản lý bởi một hệ thống (tài khoản) có thể quản lý nhiều Khách sạn cùng một lúc.
• Hỗ trợ Kế toán rất nhiều trong việc quản lý công việc bằng hệ thống và xuất báo cáo ra (báo cáo Doanh thu, báo cáo công nợ, báo cáo thu chi…) một cách chính xác và nhanh chóng (cả Excel, PDF…).
• Hỗ trợ Sale OTA trong việc quản lý kênh bán phòng OTA hiệu quả hơn, với tính năng tích hợp hệ thống quản lý kênh (Channel Manager) với phần mềm quản lý chuỗi khách sạn giúp tự động điều chỉnh đóng/ mở phòng, cập nhật giá và tình trạng phòng trống… một cách liên tục và tức thời. Kiểm soát chặt chẽ tình trạng và công suất phòng của từng khách sạn cũng như toàn bộ các cơ sở kinh doanh bằng cách chỉ login vào một tài khoản, một hệ thống.
• Thay vì phải thanh toán cho 07 hệ thống quản lý khác nhau thì với việc sử dụng Blue Jay, khách hàng chỉ cần phải chi trả cho chỉ một hệ thống. Ngoài ra sẽ không phải trả thêm bất kì chi phí nào khác như phí trên mỗi lượt đặt phòng.

Ngoài các giải pháp trên, Blue Jay PMS còn tích hợp nhiều chức năng khác như:

• Liên kết hệ thống quản lý khách hàng cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng giữa các cơ sở trong cùng chuỗi khách sạn, tổng hợp và lưu trữ toàn bộ lịch sử lưu trú của khách hàng. 
• Hỗ trợ khách sạn trong vấn đề quản lý bán hàng, cung cấp dịch vụ minibar và quản lý số lượng hàng hóa tồn kho. 
• Hỗ trợ bộ phận buồng phòng lên kế hoạch dọn phòng và theo dõi tình trạng phòng trống/ bẩn/ sạch cũng như công suất phòng.
• Kết nối đồng bộ với hệ thống đặt phòng Booking Engine giúp gia tăng lượt đặt phòng trực tiếp và tiết kiệm một khoản chi phí hoa hồng chi trả cho OTA.

Chỉ trong vòng 2 tháng, My Hotel & Hovi đã cùng Blue Jay giải quyết vấn đề nan giải nhất trong quản lý mô hình chuỗi khách sạn

Sau khi thống kê, toàn bộ chuỗi đã giảm đến 50% chỉ tính riêng chi phí phải trả cho phần mềm quản lý, thời gian cho các nghiệp vụ kế toán cho 7 khách sạn giảm chỉ bằng tổng thời gian làm việc của 1 khách sạn như trước đây.

Ngoài ra có thể nói đây là một bước đột phá cho đội ngũ Sale, thay vì dành thời gian giải quyết các vấn đề này sinh của overbooking, điều chỉnh giá hay phòng trống, giờ đây đội ngũ bán hàng có thể quan tâm hơn đến việc chăm sóc khách hàng trước và sau khi nghỉ dưỡng, quản lý kho dữ liệu khách hàng vốn dĩ rất chồng chéo. Doanh thu và xếp hạng sự hài lòng của khách sạn vì thế mà đồng thời cải thiện nhanh chóng chỉ trong hai tháng.

Với những kết quả đó, bước tiếp theo, My Hotel & Hovi cũng mong muốn có thể đưa sản phẩm hệ thống đặt phòng trực tiếp – một giải pháp nằm trong hệ sinh thái của Blue Jay để có thể giảm phụ thuộc lượt đặt phòng OTAs cũng như khẳng định thương hiệu của chuỗi khách sạn trong tương lai gần.