Quản lý khách sạn hiệu quả

4 Lý do sử dụng hệ thống quản lý đặt phòng PMS giúp tăng doanh thu khách sạn

10 August 2020

Bạn là chủ khách sạn hoặc đang quản lý khách sạn và đang đau đầu với vấn đề No-show (khách đặt phòng nhưng không đến và cũng không báo trước ) ? Doanh thu thấp và đặt phòng không được cải thiện ? Nếu những điều đó đang không xảy ra với khách sạn của bạn thì xin chúc mừng, khách sạn của bạn là một trong những số ít không gặp phải các rắc rối nói trên.

Tuy nhiên, trên thực tế những vấn đề về tình trạng đặt phòng  bị thay đổi thường xuyên từ khách hàng không sớm thì muộn cũng sẽ xảy ra và ảnh hưởng tới khách sạn của bạn khi mà số lượng đặt phòng ngày một tăng nhiều lên.

Chỉ có một vài thương hiệu khách sạn không bị ảnh hưởng điều đó như Hilton, Marriott hay Wyndham. Bởi điểm chung ở họ là đều đang sử dụng một hệ thống quản lý khách sạn PMS tự động. 
Xem thêm: PMS là gì (Property Managment System) ?  Những tính năng cần có của một hệ thống PMS ? 

Hệ thống quản lý khách sạn PMS sẽ giúp bạn tự động xử lý các hoạt động đặt phòng xảy ra hằng ngày. Đây là một giải pháp tối ưu giúp khách sạn đang đối mặt với tình hình kinh doanh đang bị giảm sút.  Bằng cách giúp tiếp cận việc quản lý doanh thu một cách toàn diện, việc sử dụng hệ thống trên tảng Cloud thật sự thuận tiện cho khách sạn, giúp thúc đẩy lượng đặt phòng nhiều hơn, xử lý tình trạng thay đổi đặt phòng liên tục và điều quan trọng là tăng lợi nhuận cho các khách sạn sử dụng chúng.

Do đó, để hạn chế các tình trạng nói trên xảy ra trong tương lai, khách sạn hãy xem xét chuẩn bị cho mình một hệ quản lý đặt phòng (PMS) hiệu quả nhất. Dưới đây là 4 Lý do giải thích vì sao việc sử dụng hệ thống quản lý đặt phòng PMS sẽ giúp tăng doanh thu cho khách sạn.


1. Giải pháp PMS dựa trên nền tảng Cloud - hiệu quả cao, giảm rất nhiều chi phí vận hành

Mặc dù đã có những giải pháp PMS có thể lưu trữ và cài đặt trực tiếp trên máy tính của khách sạn (Desktop) nhưng có nhiều khách sạn vẫn quyết định lựa chọn công cụ quản lý doanh thu dựa trên nền tảng đám mây (Cloud). Bởi các giải pháp dựa trên nền tảng Could có thể dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi và chi phí để duy trì bao giờ cũng thấp hơn so với các hệ thống phần mềm cài đặt trực tiếp trên Desktop.

Điều quan trọng hơn hết là hệ thống PMS dựa trên nền tảng Cloud cho phép cập nhật, nâng cấp các tính năng theo nhu cầu của khách sạn và xu hướng phát triển của thị trường. Tất cả giải pháp PMS tốt nhất đều có các tính năng phân tính chặt chẽ các số liệu, theo đó giúp khách sạn có thể thống kê báo cáo, nhu cầu của khách hàng theo mùa và mức độ công suất phòng. Nếu khách sạn thực hiện một so sánh liên quan đến thống kê hằng năm, hệ thống sẽ giúp khách sạn phân tích rõ xu hướng trên thị trường.

Có nhiều phần mềm quản lý khách sạn toàn diện cung cấp công cụ có sẵn đó là chức năng quản lý các kênh OTAs (Channel Manager System) và công cụ theo dõi giá của các đối thủ cạnh tranh. Điều này cho phép các khách sạn kết nối trực tiếp các kênh OTAs và đồng thời phân tích giá dựa trên các đối thủ cạnh tranh. Đây là cách để khách sạn có một cái nhìn tổng quan sâu sắc về lâu về dài.

Xem thêm: Channel Manager là gì và cách dùng Channel Manager như thế nào để hiệu quả, tăng doanh thu 

Hệ thống được tích hợp và lưu trữ đầy đủ các dữ liệu như thông tin khách ở, tần suất đặt phòng từ các nguồn, doanh thu và phân tích thị trường. Từ đó, giúp khách sạn đưa ra những chiến lược trong tương lai và điều chỉnh giá bán tại khách sạn mình sao cho phù hợp. Điều này giúp khách sạn giải quyết tối ưu các chiến lược ngắn hạn và dài hạn về giá, đây là việc có tầm quan trọng hàng đầu thúc đẩy và quản lý doanh thu.


2.  Giúp theo dõi thông tin và giữ chân khách hàng

Là nhà quản lý khách sạn, bạn không thể vận hành chỉ dựa trên những doanh thu theo mùa cũng như không thể thờ ơ khi không giữ liên hệ, tương tác với các khách hàng - những người hài lòng về dịch vụ của khách sạn. Nếu khách hàng trả phòng với một nụ cười hài lòng thì bạn nên tận dụng sự hài lòng đó để mang lại lợi thế cho khách sạn. Bạn phải giữ và tận dụng lợi thế đó.

Việc giữ chân khách hàng là một trong những điều mà hệ thống PMS khách sạn có thể giúp bạn.

Giả sử một trong số những khách hàng trước đây đã đặt phòng tại khách sạn thì tất cả những lịch sử thông tin về khách hàng đó sẽ có trong hệ thống PMS. Nhờ vậy, bạn có thể dựa vào những thông tin đó để liên hệ cung cấp cho họ một gói giá ưu đãi cho kì nghỉ vào thời gian tới.

 

Bạn có thể thử chào hỏi họ bằng một món ăn ưa thích chẳng hạn. Hệ thống PMS có lưu trữ tất những thông tin dịch vụ phòng của khách hàng trong quá khứ, vì vậy bạn chỉ cần tìm kiếm những thông tin liên quan đến khách hàng này trên hệ thống một cách nhanh chóng. Còn gì tuyệt vời hơn khi quay trở lại và được đón chào bằng món ăn yêu thích đầy bất ngờ?  Điều này sẽ mở ra cơ hội bán phòng rất nhiều, vì bạn đã có được sự hài lòng của khách hàng mà không cần phải trả thêm bất kì chi phí phát sinh nào.

Bạn có biết ? theo một cuộc khảo sát thực tế cho thấy: nếu như một đại lý du lịch có sự thay đổi thông tin và lịch trình của khách hàng dựa trên nhu cầu cá nhân và thị hiếu của khách hàng trước đó thì sẽ mất 36% trả thêm cho chi phí dịch vụ phát sinh.


Do đó, dựa trên lòng trung thành của khách hàng, khách sạn có thể nâng hạng phòng miễn phí tùy theo mùa dựa trên tình trạng phòng trống sẵn có hoặc có thể cung cấp các dịch vụ miễn phí. Điều đó sẽ giữ chân được khách hàng quay trở lại khách sạn.
 

3. Quản lý bán phòng tự động trên nhiều kênh.

Với sự hài lòng của khách hàng chắc chắn họ sẽ giới thiệu cho gia đình và bạn bè của họ về khách sạn của bạn, nhưng đó chưa phải là tất cả những gì mà hệ thống PMS có thể giúp để quảng bá thương hiệu khách sạn của bạn. Thời hiện đại cũng đòi hỏi những giải pháp hiện đại hơn và kết nối bán phòng đa kênh là một trong những điều quan trọng nhất. Lí do đơn giản là nó giúp nhân viên kinh doanh của khách sạn mở cửa 24/7.

Nếu khách sạn của bạn đang bán phòng trên những kênh online với mức giá tốt thì khách sạn bạn sẽ thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn và có tỷ lệ doanh thu tốt hơn. Và có khoảng 80% khách hàng thích tự đặt phòng để nhận được thông tin chuẩn xác mà họ cần.

Việc bán phòng trên đa kênh chỉ trở nên hiệu quả với các hệ thống quản lý phòng PMS tiên tiến và cho phép quản lý cả những đặt phòng đến từ nhiều nguồn như điện thoại, mạng xã hội, tin nhắn và thậm chí là trang website của khách sạn. Không những thế, hệ thống PMS còn giúp khách sạn theo dõi được cả doanh thu đặt phòng mà từng kênh mang lại.

Nhờ vậy, bạn có thể thấy được nguồn kênh nào cung cấp lượng đặt phòng nhiều nhất và dự đoán được tiềm năng đặt phòng nguồn đặt phòng mang lại.


4. Quản lý chặt chẽ các khoản thanh toán cho OTAs

Giải pháp phần mềm quản lý doanh thu là một điều tuyệt vời giúp khách sạn tính toán các khoản phải thanh toán cho OTAs, quản lý hoa hồng và từ đó đưa ra cách tính chỉ số hoàn vốn trên tổng thể doanh thu. Nếu không có công cụ giúp khách sạn những việc đó, thì có thể khách sạn của bạn phải chi trả hoa hồng cho các đặt phòng nhiều hơn so với thực tế.

Tất cả những điều này đã có tính năng theo dõi những báo cáo, cho phép chủ khách sạn theo dõi tất cả mọi thứ đang diễn ra liên quan đến doanh thu từ OTAs. Bằng cách theo dõi những báo cáo, có thể giúp bạn kiểm soát chặt chẽ các khoản thu và chi hoa hồng tại khách sạn và hạn chế những thất thoát đã thanh toán cho các kênh OTAs không chính xác.

Trong trường hợp khi xem báo cáo cho thấy rằng số tiền mà khách sạn phải chi trả hoa hồng cho các OTAs ít hơn so với hóa đơn từ OTAs gửi về, thì đây là thời điểm tốt để khách sạn xem lại những thỏa thuận giữa khách sạn và các kênh OTAs. Cho dù sự chêch lệch có hay không thì hệ thống quản lý PMS sẽ thực hiện được điều đó.

Kết luận

Việc sử dụng các giải pháp quản lý phòng PMS tự động sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản trong chi phí vận hành của khách sạn. Khi bạn thêm tính năng quản lý thông tin của các khách hàng tiềm năng và giữ chân khách hàng sẽ giúp bạn dự đoán được nhu cầu của khách hàng trong tương lai và khả năng tăng doanh thu một cách chắc chắn. Việc theo dõi các khoản thu chi và hoạt động hàng ngày của nhân viên các bộ phận cũng được xem xét cẩn thận và kiểm soát tốt hơn, từ đó hạn chế rất nhiều việc thất thoát doanh thu không đáng có, không mất đi nghĩa là đã có lợi nhuận. Vì vậy, dù là một người chủ khách sạn hay là một người quản lý, hãy cân nhắc những hiệu quả thực sự mà Hệ thống quản lý khách sạn PMS mang lại và nhanh chóng lựa chọn, áp dụng cho mình một hệ thống phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của khách sạn. 
 

Bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm hệ thống quản lý khách sạn toàn diện ? Đăng ký ngay hôm nay để nhận ưu đãi !