Dù nhà hàng đã được vận nhiều năm, nhưng nếu chưa quen với đặt chỗ trước thì chúng hẳn sẽ rất khó khăn. Vì vậy, dưới đây là những gợi ý để cải thiện mô hình đặt chỗ trước hiện tại, và tối ưu chúng để đem lại nhiều hiệu quả khi vận hành cho nhà hàng của bạn hơn.
Xác định mức độ phù hợp của nhà hàng
Bước đầu tiên, và quan trọng nhất để đảm bảo rằng đặt chỗ trước trong nhà hàng sẽ hoạt động hiệu quả như bạn muốn – là chúng phải thích hợp với nhà hàng của bạn. Rõ ràng, không có giải pháp tốt nhất để thực hiện, mà chỉ có những giải pháp phù hợp với mô hình vận hành hiện có. Dù rằng bạn quyết định giữ nguyên cách vận hành truyền thống cùng giấy bút và cuộc gọi, hay nâng cao chúng bằng đặt chỗ trước và quản lý với phần mềm quản lý nhà hàng, thì tính phù hợp vẫn rất quan trọng để nội lực, khả năng của nhân viên lẫn hệ thống được phát huy một cách tốt nhất.
Có nhân viên cụ thể phụ trách việc đặt trước trong nhà hàng
Khi triển khai đặt chỗ trước, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, như quả tải vì số lượng bàn đặt lớn hơn số lượng có thể phục vụ, thiếu hụt vì khách không đến, hoặc xảy ra tranh chấp vì xung đột bàn…
Để giải quyết, nhà hàng có thể chỉ định, giao trách nhiệm điều phối đặt chỗ trước cho một nhân viên nhất định trong ca làm. Họ sẽ tiếp nhận các lượt đặt chỗ, làm cầu nối thông tin giữa các bộ phận như bếp, phục vụ bàn… để chuẩn bị, sắp xếp trước những gì cần thiết. Nếu có sử dụng phần mềm quản lý và tích hợp tính năng quản lý đặt chỗ trong đó, hãy phân quyền để quản lý tốt hơn, như có thể thêm/ xóa đặt chỗ, điều chỉnh lịch… nhằm giúp hệ thống vận hành tốt hơn. Cho nên, đào tạo và cải thiện năng lực của nhân viên là chìa khóa quan trọng để cải thiện, đem lại hiệu quả cho nhà hàng.
Trong trường hợp nhân sự mỏng và không có người phụ trách, nhà hàng cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để theo dõi, quản lý mọi thứ nhanh và hiệu quả hơn.
Đo thời gian phục vụ trung bình mỗi bàn
Thực khách tại nhà hàng của bạn thường dùng bữa trong bao lâu? Trong khoảng thời gian ấy, bao lâu là để chờ đợi món, và bao lâu là dùng bữa? Những thông tin đó rất hữu ích để bạn xác định khoảng thời gian phục vụ trung bình mỗi bàn mỗi bữa, giúp phân thời gian cho mỗi lượt đặt chỗ bao nhiêu là phù hợp.
Trong ngành nhà hàng, phục vụ nhiều khách hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn sẽ đem lại doanh thu tốt hơn. Cho nên, hãy đo lường và phân bổ thời gian, áp dụng với các lượt đặt chỗ trước, giúp đảm bảo quỹ thời gian có trong nhà hàng đang được sử dụng đúng và hiệu quả.
Có chính sách, ưu đãi riêng cho các nhóm, đặt bàn nhiều chỗ
Để tránh quá tải trong những khung giờ nhất định, ví dụ như giờ cao điểm thường phục vụ khách đông, một số nhà hàng áp dụng chính sách là không nhận đặt chỗ trước cho nhóm quá 10 người.
Nhà hàng của bạn cũng có thể áp dụng tương tự, nếu bạn biết rằng tối các ngày thứ 4, 5 trong tuần là thời điểm đông khách nhất – thì sẽ không nhận đặt chỗ trước cho bàn quá 10 người. Nếu phải phục vụ, hãy gợi ý họ đặt giờ sớm hơn, hoặc đến sớm hơn để được phục vụ tốt nhất.
Bên cạnh đó, nhà hàng cũng có thể áp dụng các ưu đãi, chính sách dành cho các nhóm hoặc đặt bàn nhiều chỗ, như giảm giá, tặng kèm món… để thu hút mọi người đến đông hơn, và có thể phục vụ được nhiều khách hơn.
Các thay đổi, chính sách để phù hợp, thì nên dựa vào những phân tích, đo lường dựa trên dữ liệu nhà hàng, được thu thập từ phần mềm quản lý nhà hàng. Tránh xây dựng dựa trên phỏng đoán, sao chép từ các nhà hàng xung quanh, bởi đôi khi chúng không thật sự chính xác, áp dụng phù hợp với nhà hàng của bạn.
Gửi lời nhắc về lượt đặt chỗ sắp tới
Thực khách vắng mặt, không đến khi đã đặt chỗ trước là một vấn đề nhức nhối của nhiều nhà hàng. Rủi ro này thường chiếm khoảng 10 – 20% các lượt đặt chỗ trước trong nhà hàng, đồng nghĩa từ 10 – 20% doanh thu của nhà hàng bị hụt vì vấn đề này. Và cách đơn giản nhất để giảm chúng là gọi điện, xác nhận trước với thực khách khi họ đặt chỗ trước.
Nhà hàng có thể gửi email thông qua một công cụ trực tuyến, hoặc cuộc gọi ngay khi nhận được lượt đặt chỗ trên phần mềm quản lý nhà hàng để xác nhận thông tin, và nhắc lại thêm lần nữa trước khi đến giờ đặt chỗ từ 3 – 6 tiếng.
Một giải pháp khác là không cho đặt chỗ trước quá lâu, quá dài ngày. Nhà hàng nên giới hạn việc đặt chỗ tối đa là trước 2 tuần hoặc 1 tháng, bởi nếu thời gian đặt trước càng lâu thì nguy cơ vắng mặt lại càng lớn.
Thu một khoản phí
Nhà hàng cũng có thể thu tiền cọc đặt chỗ trước như nguồn quỹ rủi ro vắng mặt bằng cách yêu cầu đặt cọc, hoặc thanh toán một phần biên lai với các món đã đặt, và sau đó trừ vào hóa đơn cuối cùng.
Mục đích của đặt cọc là khuyến khích mọi người chỉ đặt chỗ trước khi chắc chắn họ sẽ đến, nếu không thì có nguy cơ mất số tiền cọc nếu không đến. Dù điều này là hơi bất tiện với một số người, nhưng chúng sẽ đảm bảo nhà hàng khỏi thất thu vì sự vắng mặt không báo trước.
Để giảm bớt thủ tục, rườm rà khi khách thanh toán đặt cọc, hãy tích hợp và triển khai các giải pháp thanh toán trực tuyến đơn giản như ví điện tử, quét mã QR… để dễ dàng trong việc quản lý và nhận tiền đặt cọc cho mỗi lần đặt chỗ trước của thực khách.
Đưa ra các ưu đãi
Hãy tạo động lực cho mọi người xuất hiện (đúng giờ) là một chiến lược tuyệt vời. Cung cấp các món tặng kèm, giảm giá tổng hóa đơn sẽ khiến họ thích thú, nên sẽ ghi nhớ thời gian đã đặt hẹn, và đến đúng hẹn.
Nếu những ưu đãi đó hấp dẫn và thú vị, đôi khi thực khách sẽ chia sẻ chúng lên mạng xã hội, như một niềm vui họ nhận được, và kết quả – nhà hàng của bạn sẽ được PR miễn phí, và nhiều thực khách biết đến hơn.
Để trống một vài chỗ trong giờ cao điểm
Để trống một vài bàn trong giờ cao điểm có thể cải thiện trải nghiệm cho thực khách của bạn. Đầu tiên là những thực khách không đặt trước, họ sẽ luôn có bàn nếu bạn để trống chúng. Tiếp theo là dự phòng trong trường hợp đặt trước cho 2 người nhưng lại có 3 khách xuất hiện.
Tương tự như trên, hãy sử dụng các dữ liệu nhà hàng, thông qua phần mềm quản lý nhà hàng để xác định đâu là giờ cao điểm và thấp điểm, để đưa ra chiến lược phục vụ cho phù hợp. Bởi chắc chắn rằng, bạn sẽ không muốn từ chối đặt chỗ trước, nhường bàn lại để trống trong thời điểm không có nhiều thực khách.
Sử dụng hệ thống trung tâm đặt chỗ hiện đại
Hệ thống đặt chỗ giúp khách đặt bàn, đặt chỗ trực tiếp tại nhà hàng một cách thuận tiện, nhưng cũng kéo theo mối lo ngại rằng chúng sẽ tạo nên tâm lý tách biệt giữa khách đặt chỗ trước và khách đặt chỗ tại nhà hàng.
Cách giải quyết là sử dụng một trung tâm đặt chỗ, để hệ thống hóa tất cả các lượt đặt chỗ trước lẫn đặt chỗ tại quầy và không phân biệt chúng khi phục vụ. Đấy sẽ là chìa khóa để quản lý luồng thực khách của bạn nhanh chóng và điều phối nhân viên, chuẩn bị món được tốt hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý đặt chỗ
Quản lý bàn là chức năng giúp nhà hàng phân bổ danh sách bàn cho phù hợp với số lượng thực khách, nhằm đảm bảo trải nghiệm ăn uống được tốt nhất. Một số giải pháp quản lý bàn hiệu đại còn có nhiều tính năng thiết thực như đồng bộ dữ liệu, tự động thông báo đến thực khách qua SMS, giúp nhà hàng vận hành hiệu quả, đáp ứng được hết nhu cầu của thực khách.
Tích hợp POS của bạn
POS nhà hàng khi được tích hợp, sẽ giúp bạn có được rất nhiều dữ liệu về thực khách. Bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để đo lường, tính toán doanh thu lượt đặt trước, đặt tại bàn… và nhiều thông tin khác, giúp việc ra quyết định nên ưu tiên kênh đặt chỗ nào là phù hợp và đem lại nhiều doanh thu nhất.
Tất nhiên, nhà hàng vẫn có thể quản lý bằng giấy và bút, tuy nhiên với sức mạnh của số hóa thì hầu hết các nhà hàng hiện đại đều đang áp dụng đặt chỗ trực tuyến, do những tính năng mà nó đem lại. Một vài lợi ích có thể kể đến khi nhà hàng áp dụng Blue Jay Pos vào quản lý lượt đặt trước như là:
- Cơ sở dữ liệu của thực khách đầy đủ, vững chắc.
- Cải thiện trải nghiệm của thực khách.
- Triển khai các chiến lược Marketing có mục tiêu hơn.
- Cân bằng giữa đặt chỗ trước và đặt chỗ tại bàn.
- Thu thập phản hồi của khách hiệu quả.
- Tích hợp với các nền tảng, hệ thống khác linh hoạt.
Đặt chỗ trước trong nhà hàng là một công nghệ hiện đại, đem lại nhiều lợi ích cho nhà hàng. Cho nên, nếu bạn đang cần một sự thay đổi để tạo ra nhiều khác biệt, cụ thể là doanh thu cho nhà hàng thì đây là lúc để bắt đầu.